Sukuyhdistys Hohenthal ry Släktföreningen Hohenthal rf

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Sukuyhdistys Hohenthal ry Släktföreningen Hohenthal rf

Postiosoite: Sukuyhdistys Hohenthal ry c/o Tapio Aaltonen, hallituksen pj.
Käyntiosoite: Karhunevantie 47, 00890 Helsinki
Puh. + 358 50563 5706

Rekisterinpitäjän edustaja ja tietosuojavastaava

Tapio Aaltonen

tapioaaltonen@kolumbus.fi

Puh. + 358 50563 5706

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään sukuyhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu sukuyhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterissä käsitellään sukuyhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

Rekisteröidyn syntymäaika;

Rekisteröidyn kotipaikka ja osoitetiedot;

Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

Rekisteröidyn puhelinnumero;

Jäseneksi liittymiseen ja jäsenmaksujen maksamiseen liittyvät tiedot

Kunniajäsenyyteen liittyvät tiedot

Rekisteröidyn jäsennumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä vainajien omaisilta ja kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen suorituksista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu sukuyhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Mikäli ulkopuolinen taho haluaa yhteyden johonkin sukuyhdistyksen jäseneen, yhteydenottopyyntö välitetään edelleen jäsenelle, joka voi itse päättää haluaako vastata yhteydenottoon.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa sukuyhdistyksen yhteistyökumppaneille sukuyhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on sukuyhdistyksen jäsen. Yhdistyksen jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen mukaiselle rekisterinpitäjälle. Sukuyhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Sukuyhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Tapio Aaltoselle alla olevaan osoitteeseen. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Sukuyhdistys Hohenthal ry Släktföreningen Hohenthal rf

Postiosoite: Sukuyhdistys Hohenthal ry c/o Tapio Aaltonen, hallituksen pj.
Käyntiosoite: Karhunevantie 47, 00890 Helsinki
tapioaaltonen@kolumbus.fi

Puh. + 358 50563 5706

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.9.2018.